[ENTREPRISE] Préparer la venue d’un Expert dans votre structure

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Par Akigora
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Source de l'image : Photo par fauxels disponible sur la plateforme Pexels

Solliciter un Expert pour accompagner votre Entreprise dans la résolution des problématiques est un pari qui se révèle très souvent gagnant, et qui dépasse même fréquemment les attentes initiales. Cependant, pour mettre toutes les chances de son côté, il est nécessaire de créer de bonnes conditions de travail pour que ce professionnel puisse être efficace au plus tôt . Voici quelques conseils pour appréhender au mieux cette étape :


I- Créer un environnement propice



En anticipant l’accueil d’un Expert Métier qui vient vous prêter main-forte, dans le cadre d’une mission ou d’un recrutement, vous avez déjà fait 50% du chemin. Il est logique de vouloir lui faciliter la tâche lors de son arrivée au sein de votre entreprise. Mais par où commencer ? 


Dans un premier temps, vous pouvez profiter de son arrivée imminente pour faire un récapitulatif des besoins qui ont été ciblés dans le cadre de son intervention. Cela permet d’avoir une vision bien plus éclairée de la situation et ainsi favoriser l'identification des priorités. Par la suite, il vous faudra rassembler tous les fichiers et dossiers liés à l’intervention et dont l’entreprise dispose, dans l’objectif de donner à l’intervenant toutes les clés nécessaires au bon déroulement de la mission ou des objectifs attendus sur son poste, et qu’il puisse avancer en autonomie aussi ! Vous n’avez pas envie qu’il prennent du retard ou qu’il vous questionne toutes les 2 minutes sur des détails qui vous paraissent évidents. Bien souvent, les documents à fournir dépendent du domaine pour lequel vous souhaitez qu’il intervienne et il peut parfois même en prendre connaissance avant son premier jour chez vous. Cela facilitera l’échange et l’appropriation des termes voire du jargon “maison”. 


Par ailleurs, dans le cas où le professionnel serait amené à travailler en présentiel, et dans l’idéal, il est important de penser à l’endroit où il pourra se positionner pour effectuer sa mission. En effet, cela permet que l’Expert soit centré sur son objectif et ne soit pas perturbé par des problèmes d’organisation. Il est toujours plus agréable de produire des solutions concrètes lorsque tout est mis en œuvre autour de soi. En outre, en présentiel comme en distanciel, le spécialiste peut avoir besoin d’accéder à certains outils utilisés en interne, comme des logiciels, un intranet, une messagerie ou encore le back-office, selon les tâches à effectuer. Pour cela, il est important de faire le nécessaire en amont, dans le but de ne pas perdre de temps une fois la mission commencée.



II- Intégrez les collaborateurs



Une autre étape importante de la préparation de la venue de l’Expert Métier au sein de votre Entreprise, concerne l’annonce du recrutement ou de la mission auprès des collaborateurs. Cela peut se faire de plusieurs manières, selon les canaux de communication que vous utilisez en interne : intranet, mail, note dans les espaces de rencontre, réunion, etc. Cela permettra à ces derniers de pouvoir se rendre disponible plus aisément, si nécessaire, auprès du spécialiste. Ils pourront aussi anticiper la préparation d’une présentation des tâches réalisées dans le cadre de leur emploi, voire de leur département si la mission le requiert. Une communication facilitée permet de contribuer à la collaboration entre les services ou les salariés, mais également la concrétisation des missions de chacun ! 


Par ailleurs, pour favoriser la bonne compréhension des objectifs de votre structure, ainsi que de ses rôles, une introduction de celle-ci auprès de l’intervenant / du nouveau collaborateur est pertinente. De cette façon, l’Expert sera plus facilement en mesure de s’imprégner de l’histoire, du discours, des valeurs et de l’ADN de l’organisme. C’est un élément qui peut se montrer essentiel en fonction de la nature de l’intervention du professionnel, notamment pour les domaines tels que le commerce, la communication ou encore la recherche et les ressources humaines. 

Les documents de présentation de la structure, dont vous disposez en interne comme en externe, peuvent être un excellent support pour que le consultant s'imprègne de l’environnement. Vous pouvez ainsi lui présenter vos flyers, plaquettes, dépliants, affiches ou tout autre support que vous jugerez pertinent. 


Vous l’aurez compris, une préparation efficace nécessite d’anticiper les besoins et de mettre à disposition des Experts l’ensemble des éléments nécessaires à la bonne réalisation des tâches, que ce soit pour une mission ponctuelle ou récurrente, voire dans le cadre d’un recrutement. Outre la mise à disposition, la présence des collaborateurs additionnée à une introduction de la société permettent de mettre le professionnel dans les meilleures conditions possibles. 



En résumé, profitez des quelques jours avant son arrivée, pour: